فنُّ الإدارة .. الحلقة 10
بقلم / د. أحلام الحسن
استشارية إدارة أعمال
وإدارة موارد بشرية
سجلُ الموظف ..
وهو بما يسمى أيضًا بدفتر الموارد البشرية وهو نظامٌ يقوم على إدارته مدير رواتب الموظفين
ووجوده من ضروريات أيّة مؤسسةٍ تجاريةً كانت أو حكومية .. فلكلّ موظفٍ سجله الخاص به .. ولهذا السّجل أُسسٌ وقواعد يقوم عليها السّجل .. ويتمّ تحديثه أو إضافة معلومةٍ جديدةٍ عليه كلما استجدّت معلومةٌ عن الموظف .
من أهم الأساسيات والضّروريات لهذا السّجل أو هذا الدّفتر توفّر الآتي :
1/ وجودُ الموظّف الأمين والنّزيه والحاضر الذّهن الذي يقوم على إدخال البيانات الخاصة بالموظف مع بدء تعينه وكلما دعت الضرورة دونما إجحافٍ في حقّ الموظف ودونما إجحافٍ في حقّ المؤسسة .. مع الإحتفاظ بالسّرية التّامة وعدم الإطّلاع عليها إلاّ من قِبلِ الإدارة العامّة والموظف القائم عليها .
2- الإحتفاظ بالمعلومات الخّاصة بكلّ موظفٍ في سجله الخاص مع الرقم السكاني وعنوانه ورقم هاتفه والمسمّى الوظيفي وتأريخه الدّراسي والوظيفي والبريد الإلكتروني ونسخةٍ من الهوية .
3- تسجيل نوعية الوظيفة هل هي دائمة أو بعقدٍ يُجدد بعد انتهائه .. وهل الموظّف من المواطنين أو الوافدين أو المستعارين .
4- تسجيل الوضع الصّحي وما يعاني منه الموظف .. وعدد أيام تغيّبه عن العمل .. وهل تلك الأيام تجاوزت الحدّ الأقصى للإجازات المرضية .
5- يحقّ لدائرة الرّواتب رفع الأمر في حالة تقصير الموظّف للمدير العام في إدارة الموارد البشرية .
6 - حفظ بيانات فريق العمل كاملة " إن كان ثمّة عملٍ مشترك " .. ومدى نسبة نجاح فريق العمل .
7- تسجيل إداء أفراد فريق العمل فردًا فردا .
8 - إعداد كشوفات رواتب الموظفين وخصم الضّمان الإجتماعي وخصومات الغياب التي لم يقم الموظف بتقديم العذر الموثوق والرّسمي المصدر .
9 - تسجيل نسبة زيادة الرّاتب والحوافز المادية والتّرقيات التي حصل عليها الموظف مع ذكر الأسباب التي استحقّ عليها التّرقية والحوافز وحفظ المستندات الخاصة بذلك .
10- تسجيل الإشعارات والتّنويهات التي قد أُبلغ الموظّف بها والتي ذات علاقةٍ براتبه ومسماه الوظيفي .
المصدر : كتاب " فنّ الإدارة " لكاتبة الحلقات
حقوق الطّبع محفوظة
