فنُّ الإدارة .. الحلقة السادسة
بقلم / د.أحلام الحسن
استشارية إدارة أعمال
و إدارة موارد بشرية
واجباتُ الإتصالات الإدارية ..
مما لا شكّ فيه ما للإتصالات والتواصل من أهميةٍ عظمى في نجاح المؤسسة أو الوزارة أو بقية الأعمال المندرجة تحت نظام العمل الإداري .. ويُبنى نظام الإتصالات على قاعدتين أساسيتين هما :
القاعدة الأولى :
الإتصالات داخل الكتلة الواحدة أو المجموعة الواحدة والتى يجب عليها تحقيق التطور والنمو لصالح الوزارة أو المؤسسة التعليمية أو التجارية أو السياسية وغيرها .. ولها أساسياتٍ في قوام تماسكها لصالح المؤسسة نذكر منها :
أ- التشاور والأخذ بالأراء ودراستها وتحليلها وعدم احتكار الموظف معلومات تفيد المؤسسة بغية إبراز نفسه فقط ! غير مراعٍ لمصلحة المؤسسة بأنّ نجاح جميع من فيها يعني نجاح المؤسسة مع ضرورة إبراز بطاقة هويته الشخصية وبطاقة وظيفته بالمؤسسة .
ب- استخدام المصطلحات اللغوية المناسبة لذات العمل نفسه قبل إرسال أيّة رسالةٍ للطرف المراد التعامل معه .. فهناك مصطلحات عالمية تختص فقط بنوع عملٍ ما دون غيره .. إضافةً إلى جمال ورونق كلمات المقدمة للرسالة قبل البدء بالمطلوب من الطرف الآخر .
ت- إهمال الفقرة "أ "والفقرة " ب " سيؤدي إلى مضيعة الوقت وتضايق الطرف المقابل وتأخير إنجاز الأعمال وعرقلة الأمور وفقد الثقة العملية في الإدارة المُرسلة من حيث الدراسة والتأهيل للمنصب الذي هي فيه .
القاعدة الثانية :
الإتصالات مع خارج المؤسسة :
أ : وتكون عبر التواصل المباشر أو من خلال مندوبٍ يمثل المؤسسة وعليه يجب توفر بعض الضروريات في هذا المندوب وفي نوعية الرسالة المحملة هل هي مكتوبة أو شفوية ويراعى في المكتوبة بما جاء في الفقرة (ب) أعلاه .
ب: إختيار الطريقة المناسبة والملائمة لإرسال الرسالة وفق أهميتها .. فإذا كانت الطريقة من خلال التسليم اليدوي والتفاوض مع مستلمي الرسالة فلابدّ حينها من إرسال من يمتلك المكنةفي العلاقات العامة ومكنة التفاوض والخبرة في ذات الأعمال المطلوب إنجازها .. ولابدّ من تمتع هذا المفاوض بالإخلاص والذكاء وبُعد النظر وفنّ المحاورة والقدرة على التأثير في
الطرف الآخر .. فضلًا عن حسن المنظر واللباقة .ا
ت : توفر المكان الملائم للتفاوض فلا يكون في مكانٍ يعجّ بالفوضى أو بأصوات الآلآت حيث سيؤدي مثل هذا لضياع الأفكار بين الطرفين المُرسل والمتلقّي ولصعوبة الفهم وإرسال الفكرة .
ث : لجوء المُرسل لخلق حالة تجنّب الإلتباس وسوء الفهم لدى المُتلقّي من خلال فكّ رموز ومسميات الرسالة المكتوبة المرسلة للمتلقّي .. والتأكد من مدى تجاوب المتلقًي مع الرسالة .
ج : لا يخرج المُرسل من الحوار مع المُتلقّي إلاّ بالإقناع ودون الإلحاح وإبراز أهم المميزات في الصفقة التي تحملها الرسالة مع تسجيل موعدٍ قريبٍ لعقد الصفقة مع المؤسسة وعدم تأخيره بتاتًا .
المصدر : مؤلف " فنّ الإدارة "
لكاتبة الحلقات
