فن الإدارة ..الحلقة 18
بقلم /د. أحلام الحسن
واجبات الإتصالات الإدارية ..إستشارية إدارة موارد بشرية
وإدارة أعمال
واجباتُ الإتصالاتُ الإدارية ..
مما لا شكّ فيه ما للإتصالات والتواصل من أهميةٍ عظمى في نجاح المؤسسة أو الوزارة أو بقية الأعمال المندرجة تحت نظام العمل الإداري .. ويُبنى نظام الإتصالات على قاعدتين أساسيتين هما :
القاعدة الأولى داخل الكتلة الواحدة :
الإتصالات داخل الكتلة الواحدة أو المجموعة الواحدة والتى يجب عليها تحقيق التّطور والنّمو لصالح الوزارة أو المؤسسة التّعليمية أو التّجارية أو السّياسية وغيرها .. ولها أساسياتٍ في قوام تماسكها لصالح المؤسسة نذكر منها :
أ- التشاور والأخذ بالأراء ودراستها وتحليلها وعدم احتكار الموظف معلومات تفيد المؤسسة بغية إبراز نفسه فقط ! غير مراعٍ لمصلحة المؤسسة بأنّ نجاح جميع من فيها يعني نجاح المؤسسة .
ب- إستخدام المصطلحات اللغوية المناسبة لذات العمل نفسه قبل إرسال أيّة رسالةٍ للطرف المراد التعامل معه .. فهناك مصطلحات عالمية تختص فقط بنوع عملٍ ما دون غيره .
ت - مراعاة جمالِ ورونقِ الكلمات المقدمة للرسالة قبل البدء بالمطلوب من الطّرف الآخر .
ث - إهمال الفقرة "أ "والفقرة " ب " سيؤدي إلى مضيعة الوقت وتضايق الطّرف المقابل وتأخير إنجاز الأعمال وعرقلة الأمور وفقد الثّقة العملية في الإدارة المُرسلِة من حيث الدّراسة والتّأهيل للمنصب الذي هي فيه .
القاعدة الثانية "الإتصالات مع خارج المؤسسة " :
أ : وتكون عبر التّواصل المباشر أو من خلال مندوبٍ يمثّل المؤسّسة وعليه يجب توفر بعض الضروريات في هذا المندوب وفي نوعية الرّسالة المُحمّلة هل هي مكتوبة أو شفوية ويراعى في المكتوبة بما جاء في الفقرة (ب) أعلاه . .
ب: إختيار الطّريقة المناسبة والملائمة لإرسال الرّسالة وفق أهميتها .. فإذا كانت الطّريقة من خلال التّسليم اليدوي والتّفاوض مع مستلمي الرّسالة فلابدّ حينها من إرسال من يمتلك المُكنة في العلاقات العامّة ومكنة التّفاوض والخبرة في ذات الأعمال المطلوب إنجازها .. ولابدّ من تمتع هذا المفاوض بالآتي :
1/ الإخلاص واللباقة والخلق والذّكاء وبُعد النّظر " الفطنة " .
2/ جمالُ ونظافة المنظر .
3/ قدرةُ التّأثير وجودة الحوار مع الطّرف الآخر وإشعاره بأهمية الموضوع أو الصّفقة .
4/ توفّر المكان الملائم للتّفاوض فلا يكون في مكانٍ يعجّ بالفوضى أو بأصوات الآلآت حيث سيؤدي مثل هذا لضياع الأفكار بين الطّرفين المُرسل والمتلقّي ولصعوبة الفهم وبلبلة الفكرة .
المصدر : كتاب " فنُّ الإدارة لكاتبة الحلقات
الحقوق محفوظة
