فنُّ الإدارة .. الحلقة 19
بقلم / د. أحلام الحسن
استشارية إدارة أعمال
وإدارة موارد بشرية
" قواعدُ سياسات وإجراءات المؤسسة "
من ضروريات أيّة مؤسسةٍ حكوميةً كانت أو أهلية وضع خططٍ لسياساتها وطرق تطبيق الإجراءات والمباشرة بالتنفيذ .. ولوضع النقاط على الحروف والإيضاح أبيّن الآتي :
ماهي سياسات المؤسسة ؟
أولًا :
سياسات المؤسسات هي بياناتٌ وقراراتٌ رسميةٌ صادرة من رئيس مجلس الإدارة يتمّ تحديد قانونٍ أو قرارٍ أو قاعدةٍ ثابتةٍ على جميع الموظفين الإلتزامَ بها وكذلك المتعاملين مع المؤسسة .
ثانيًا :
من الضروريات وضع اسمٍ للبيان وهو الأفضل لضمان عدم الملابسات بين البيان والآخر وأن يكون البيان مرنًا وعقلانيًا وغير منحازٍ لجهةٍ ما .. بل يخدم مصلحة المؤسسة لا غير .
ثالثا :
الإيضاح والإفصاح بمصطلحاتٍ غير معقّدةٍ عن غرض هذا البيان وأهميته لنجاح وتطوير المؤسسة ومشاورة بقية أعضاء مجلس الإدارة .
رابعًا :
يُضمّ البيانُ ويوضع في ملف البيانات بالرقّم المخصّص له وباسمه وتأريخ صدوره وتأريخ العمل به .
خامسًا :
ٱن كان البيانُ مختصًّا بفرعٍ أو قسمٍ دون بقية الأقسام من الضّروري والمهم جدًا ذكر اختصاصه بالقسم كذا .
سادسًا :
يُصدر البيانُ ويتمّ الإلتزام به من حين صدور الإعلان عن تأريخ العمل به ويتمّ طباعته وإعضاء نسخةٍ لكلّ عضوٍ في مجلس الإدارة .
سابعًا :
إن أصدرت المؤسسة بيانًا سابقًا مماثلًا يُذكر برقمه وتأريخ صدوره والتعديلات اللاحقة به في صدور البيان الجديد وهذا الأمر من الضروريات جدا لرفع الملابسات بين البيانين .. مع ضرورة الإعلان عن إلغاء البيان السّابق في البيان اللأحق .
ثامنًا :
ذكر رؤى المؤسسة في حالة حدوث طارئٍ في المستقبل يعرقل تنفيذ سياسة البيان أو بعضًا منها .
تاسعًا :
عقد جلسةٍ توضيحيةٍ تتبع جلسة إصدار البيان لطرح مالم يتمّ فهمه واستيعابه لدى أعضاء مجلس الإدارة لتوضيحه .
عاشرًا :
في كون البيان معممًا على كافة أقسام المؤسسة تقع مسؤولية متابعة إجراءات التنفيذ على المدير العام أو مدير الموارد البشرية من خلال متابعتهم مع مدراء الأقسام .. وفي حالة اختصاص قسمٍ بالبيان دون بقية الأقسام تُتابع عملية تنفيذه مع مدير القسم .
المصدر : كتاب " فنُّ الإدارة " د. أحلام الحسن
الحقوق محفوظة للمؤلفة
