فنُّ الإدارة .. الحلقة 24
بقلم / د. أحلام الحسن
إستشارية إدارة أعمال
وإدارة موارد بشرية
دائرة المشتريات والمخازن ..
ويطلق عليه اسم إدارة المشتريات والمخازن أو دائرة المشتريات والمخازن أو إدارة المشتريات والمخازن وكلها مسميات لدائرةٍ واحدةٍ تؤدّي ذات المهام الإدارية ..
الأعمالُ التي تقوم عليها إدارة المشتريات والمخازن هي :
1- توّلي مسؤولية متطلبات المؤسسة الداخلة عليها واحتياجاته .. على حدّ ٍ سواء كبضاعة وموادٍ وبضاعة واحتياجاتٍ مختلفةٍ على كافة أصعدة المؤسسة أو الوزارة .
2- المحافظة على تخزين البضائع باتباع أساليب المحافظة لكلّ نوعٍ من البضاعة كالأغذية والمعلبات والحبوب وغيرها .. أو كالأقمشة وكافة أصناف البضائع التي تحتاج للتخزين من أجل عدم تعرض تلك البضاعة للتلف أو الفساد بسبب سوء التخزين .
3- التأكد من تأريخ صلاحية البضاعة وعدم تكديس مالا تتوقع المؤسسة بيعه منها .
4- مراقبة موظفي المخازن والأمن والصيانة وعمال التنظيف للتأكد من حسن إدائهم المهني في المحافظة على تلك البضاعة عن الفساد والسرقة والتلف .
5- وضع الشروط الملائمة للنوعية البضاعة والسعي لشرائها من جهاتٍ مضمونة مع مراعاة السعر بما يتناسب مع ميزانية المؤسسة .
6- إدارة المشتريات والمخازن لا تُسلّم مهام إدارتها إلاّ لصاحب المؤسسة أو من ينوب عنه ممن يتمتع بالثقة والأمانة .. وفي حالة إهمال هذا الشرط فإن احتمالية الخسارة المادية للمؤسسة تكون كبيرة .. حيث أنّ هذه الإدارة بالذات تحتاج لإحكام الرقابة والسيطرة .
7- وضع الخطة الزمنية لعمليات الشراء ومتطلبات السوق وما مدى المنافسة من قبل المؤسسات التي تبيع ذات نوعية البضاعة والقريبة من الموقع .
8- في حالة إنتاج المؤسسة للمنتوجات واحتياج المؤسسة لإستيراد المواد الأولية للتصنيع على الإدارة ملاحظة الآتي :
أ / إبرام العقود والصفقات بما يتلائم مع ميزانية المؤسسة وضرورة التأكد من سلامتها قانونيًا
ب/ توفير المواد الأولية للتصنع بالسعر المناسب مع عدم إهمال مدى الجودة لتلك المواد الأوليه والشروط المتوفرة فيها إضافةً .
ت/ كسب ثقة جهة الإستيراد مع أخذ الحيطة في كافة الصفقات والتأكد من سلامة العقود ومن الأفضل تواجد محامي المؤسسة حين التوقيع على العقود .. والتأكيد على تأريخ استلام البضاعة .
8- من الضروريات المهمة جدًا توفّر الشروط الآتية في المخازن المعدة لتخزين البضائع :
* / يجب أن تكون مساحة أرض المخزن ملائمة مع كمية ونوعية البضاعة .
* / مراعاة النظافة التامة وتعقيم المخازن وتهويتها بين فترةٍ وأخرى .
* / ملاحظة درجة الحرارة والرطوبة الملائمة لكلّ نوعيةٍ من البضائع كالأدوية والأغذية ومواد الصلب والحديد وغيرها .
