فنُّ الإدارة .. الحلقة 17
بقلم / د . أحلام الحسن
استشارية
إدارة موارد البشرية
إدارة أعمال
أساسيات الإدارة الحكيمة في حلّ المشاكل ..
هنالك عدة مميزاتٍ ، ومؤهلاتٍ ، ومواصفاتٍ يجب توفّرها في المدير العام .. أو رئيس مجلس الإدارة الناجح .. وما يميّزه عن غيره من الموظفين .. وقد تمّ ذكرها في حلقةٍ سابقة .. وسنتطرق اليوم وبصورةٍ مختصرةٍ ومبسطةٍ سهلة الإستيعاب على بعض الطّرق التي تساهم في حلّ تلك المشاكل .. والتي من الممكن بأن تتعرض لها أيّة مؤسسةٍ حكومية كانت أو في القطاع الخاص كالمؤسسات التعليمية ، والإعلامية ، والتجارية ، وغيرها ممن يستقطب كلّاً من العاملين والموظفين بها والمتوافدين على تلك المؤسسات ..
أولًا :
كيفية تعامل المديرِ المباشر مع المشكلة الكائنة في الوسط الوظائفي :
1- في حالة إذا ما كانت المشكلة سهلة وبسيطة وعارضة آنيةٍ فقط :
الحل : لا تفعل شيئًا إداريًا .. ستزول تلقائيًا مع التنويه على مثيريها بالتوقف فورًا .
2- إذا ما كانت مترتبات المشكلة بسيطة .. ولن يترتب عليها أيّة أثارٍ سلبية :
الحل : لا تفعل شيئًا والإقدام على فعلٍ ما أو قرارٍ ما قد يساهم في تفاقم المشكلة .
3- عند حدوث مشكلة ما تختصُّ بالعمل بين موظفَين أثناء الدّوام الرّسمي فلا تشعرهما بالتّحيز لأحدهما .. وإن كان أحدهما هو المخطئ .. عالجها بالنّصيحة للمخطئ بعد التّأكد من خطئه بأسلوبٍ طيّبٍ ورحابة صدرٍ .. ولا تُقدم على إهانته أو تهديده أو تعنيفه .
4- كيف تُعالج الآثار المترتبة من وراء المشكلة ؟
أ - عندما تكون التّكلفة المعنوية والمادية لمعالجة المشكلة كبيرة على المؤسسة :
الحل : قم باللجؤ إلى ذوي الخبرة والمعرفة والتّجربة والأفضل من اختصاصي إدارة الموارد البشرية .. واختصاصي إدارة التّنمية البشرية .
5- عندما تكون المشكلة خارجة عن السّيطرة عليها وتحتاج لقرارٍ فوري :
أ -إجتمع فورًا مع بقية أعضاء الإدارة وشاورهم في الحلّ الأمثل للمشكلة .. وبأقلّ التّكاليف الماديّة والمعنوية للمؤسسة ..
ب - قم باتخاذ القرار الفوري فيما لو كانت المشكلة حدثًا يهدد حياة الموظفين والمراجعين من أجل ضمان سلامة الجميع ..
وقم باللجؤ فورًا لمؤسسات الإنقاذ ودون تريثٍ أو مشورةٍ أو اتخاذ إذنٍ من أحد .
6- قم بمراقبة الوضع عن كثبٍ وبصمتٍ .. ودون أن يشعرَ بك أحد :
أ - سجّل أسباب المشكلة وأسماء المتسببين بها بصمت .. وفي دفترٍ يخصّك مع ملاحظة وضع تأريخ المشكلة وأسماء المتسببين بها .. و العوامل التي أثارت المشكلة للجؤ فيما بعد إليه .
ب - إذا كانت المشكلة لا تستوجبُ الحلّ الفوري ويمكن دراستها لاحقًا تريّث .. مع وضع عين الإعتبار لطرح مناقشة إيجاد حلّ ٍ لها لاحقًا مع كتابتها بالدفتر الخاص لديك وبالأسماء والتأريخ والسّاعة .
ت - فيما إذا بدأت المشكلة بالتلاشي التّدريجي ودون الإضرار بمسار العمل وجودة الإداء الوظيفي لا تفعل شيئا .
ج - في حالة عدم وضوح أسباب المشكلة وظيفية كانت .. أو إدارية .. أو شخصية تابع الموضوع وبهدوءٍ تامٍ مع مثيريها .. مع محاولة معرفة السبب الحقيقي من ورائها .. ودون إثارة الضجة او عرقلة الإداء الوظيفي .. أو لفت نظر الآخرين ممن هم خارج دائرة المشكلة وهذا طبعًا يعتمد على قدرة المدير المباشر .. أو المدير العام للموارد البشرية ومدى فنّه وخبرته في محاصرة المشكلة .. وإيجاد الحلول لها دون تشعبها لبقية الإدارات أو الموظفين .
7- متى يستوجب تدّخل الإدارة العامة للموارد البشرية أو من ينوب عنها في معالجة المشكلة :
أ - إذا تكررت ذات المشكلة للمرة الثانية .
ب- مشكلة الإهمال من الموظف ينبّه برسالةٍ له في ذلك .. ويُتّخذ بعد ذلك الإجراء القانوني المناسب لدى المؤسسة .. أو القانوني لدى الدولة بعد معرفة سبب الإهمال .. أو تأخير إنجاز الأعمال الموكلة له .. فربما تكون الأجهزة المتوفرة للموظف ليست ذات جودةٍ أو تتعرض للعطب كثيرًا .. فتتسبب في تأخير إنجاز المهمات .. تأكد من ذلك كلّه ولا تكن أحد الأطراف الرئيسية في إحداث المشكلة .
8- متى يتوجّبُ على الإدارة اتخاذ القرارات اللأزمة :
أ - لا يجب اتخاذ أيّ قرارٍ أحاديٍ وفردي لحلّ المشكلات .. دونما اللجؤ لأهل الخبرة والمعرفة ومشاورة بقية أعضاء مجلس الإدارة .. لما سيترتب على ذلك بمشكلةٍ أكبر من المشكلة الأساسية .
ب - بعد المشاورة يلتزم الجميع بقرارات رئيس مجلس الإدارة .. وإن كانت مغايرةً لقرار بقية الأعضاء .. ويتحمّل رئيس مجلس الإدارة مسئولية اتخاذ قراره الفردي .
ت - يجب الخروج من هذه الإجتماعات بطيب نفس والإلتزام بعدم نقل مجريات ما ورد في الإجتماع خارجًا فيما لو أُختلفت الأراء .. ولا بأس بذلك فيما لو توحّدت الأراء .
ث - الإحترام المتبادل بين الإدارة والأعضاء والموظفين من ضروريات نجاح المؤسسة ونجاح العمل .. ويساهم في تطّور المؤسسة وإرتقائها وإيجاد الموظف المحبّ والمتفاني في عمله .
ج - التجريح والتهميش والإهانة تولد البغضاء .. وعدم الإخلاص في العمل .. والتّأخر في إنجاز المهام .
المصدر : مؤلف " فنُّ الإدارة " لكاتبة الحلقات ..
